Wie Sie eine korrekte Kassenführung erreichen.
Die korrekte Kassenführung wird vom Finanzamt immer stärker geprüft. Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen. Die Folge sind Hinzuschätzungen von Erträgen. Sogar die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens ist möglich. Mit einer einwandfreien Kassenführung vermeiden Sie solche unangenehmen Folgen.
Das müssen Sie bei elektronischen Registrierkassen beachten.
Jeder buchführungspflichtige Betrieb muss eine Kasse führen. Bei elektronischen Registrierkassen gibt es genaue Vorgaben.
Journaldaten speichern
Bereits seit Januar 2017 müssen elektronische Registrierkassen die Journaldaten speichern. Das Journal besteht in der Regel aus Datum, Zeit, Bediener, Artikelbezeichnung, Anzahl sowie Einzel- oder Gesamtpreis. Diese Daten müssen in elektronischer Form zehn Jahre aufbewahrt werden. Wichtig ist dabei auch die Datensicherung.
Organisationsunterlagen aufbewahren
Bei elektronischen Registrierkassen gibt es eine Dokumentationspflicht. Es müssen alle Organisationsunterlagen, wie beispielsweise die Bedienungsanleitung der Kasse, aufbewahrt werden.
Ab 2020: technische Sicherungseinrichtung nötig
Am 01.01.2020 tritt das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in Kraft. Dies hat auch Auswirkungen auf die Kassenführung. In Zukunft muss jede Kasse eine technische Sicherungseinrichtung enthalten. Diese besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Es muss die einzelne, vollständige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnung aller Vorgänge gewährleistet sein.
In Zukunft: Belegausgabepflicht
Zudem besteht ab Januar 2020 die Belegausgabepflicht bei jedem Verkaufsvorgang. Somit muss künftig jedem Kunden ein Beleg ausgehändigt werden.
Offene Ladenkasse: diese Vorgaben sind einzuhalten.
Die offene Ladenkasse ist weiterhin ein zulässiges Kassensystem. Auch hier gibt es genaue Regeln zu beachten.
Einzelaufzeichnungspflicht einhalten
Bereits seit Januar 2017 besteht die Einzelaufzeichnungspflicht für offene Ladenkassen. Somit ist eine pauschale Erfassung von Tagesgesamteinnahmen unzulässig. Einzige Ausnahme ist der Verkauf auf einem Wochenmarkt, an einem Kiosk oder ähnliche Tätigkeiten. Hier werden Waren mit geringem Wert an eine unbestimmte Anzahl unbekannter und namentlich nicht feststellbarer Personen verkauft. In diesen Fällen ist die Erfassung der Tagesgesamteinnahme in Ordnung.
Endbestand auszählen und Kassenbericht verfassen
Der Endbestand der offenen Ladenkasse muss unbedingt ausgezählt werden. Dabei sollte ein Zählprotokoll geführt werden. Die Tageslosung muss nach einem speziellen Schema retrograd ermittelt werden. Das Ergebnis der Auszählung wird täglich im Kassenbericht festgehalten.
Korrektes Kassenbuch führen
Die täglichen Kassenberichte stellen das Kassenbuch da. Besonders wichtig ist, dass es sich um tägliche Berichte handelt. Werden die Kassenberichte wöchentlich oder monatlich erstellt ist das ein schwerwiegender Fehler. Zudem dürfen die Kassenberichte nicht als Excel-Tabelle erstellt werden. Excel-Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den gesetzlichen Vorgaben. Handgeschriebene Kassenbücher werden vom Finanzamt nach wie vor akzeptiert.
Individuelle Vorsausetzungen
Die korrekte Kassenführung ist ein sehr umfangreiches Thema, bei dem es auch immer auf die individuellen Gegebenheiten des einzelnen Unternehmens ankommt. Wir beantworten gerne alle Fragen zur Kassenführung und prüfen ihre persönlichen Rahmenbedingungen. Zudem gibt es einige Programme, die die Erstellung des Kassenbuches einfacher und revisionssicherer machen. Auch hierzu beraten wir Sie gerne.
